Ordnung ist das halbe Leben.

Genießen Sie die andere Hälfte. Die besten Tipps für eine effiziente Ablage!

  1. Sinnvolle Beschriftung

Beschriften Sie alles, in dem Sie Dokumente ablegen, wie zum Beispiel Ordner, Mappen, oder Ablagefächer. Achten Sie dabei darauf, dass die Beschriftung gut lesbar, logisch und sinnvoll ist. Fragen Sie sich, ob ein Außenstehender die Beschriftung verstehen würde – so stellen Sie sicher, dass Sie auch in einem halben Jahr noch wissen, wofür der Ordner ist.

  1. Schlanke Ablage

Prüfen Sie bei jedem Dokument, ob Sie es wirklich noch benötigen. Müssen Sie es aus rechtlichen Gründen aufbehalten oder brauchen Sie es noch für die Auftragsabwicklung. Auch lohnt es sich, wenn ein Auftrag fertig ist, die Unterlagen abschließend durchzusehen und wenn nötig auszumisten. Je weniger Papier Sie im Regal stehen haben, desto schneller finden Sie die Sachen, die Sie suchen. Wenn Sie ein Dokument noch eine bestimme Zeit aufheben müssen, versehen Sie es mit einem Wegwerf-Datum. So sehen Sie dann gleich auf einen Blick, welche Unterlagen Sie wann entsorgen können.

  1. Vermeiden Sie Datenchaos.

Wenden Sie die Regel, die Sie bei den Papierunterlagen anwenden auch bei ihren digitalen Unterlagen an. Brauchen Sie wirklich noch jede einzelne Zwischenfassung, jede Korrespondenz und jede Liste? Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, was Sie wirklich noch brauchen.

  1. Gutes Ordner-Handling

Füllen Sie Ihre Ordner nicht zu voll. Ordner, die sich nicht mehr richtig schließen lassen und in denen man nicht mehr umblättern kann, verbrauchen unnötig Zeit und Nerven. Wenn der Ordner ungefähr zu 80 Prozent gefüllt ist, nehmen Sie einen neuen Ordner.

  1. Kurze Wege

Prüfen Sie, welche Unterlagen Sie am häufigsten benötigen. Diese lagern Sie dann gleich in Ihrer Nähe. Die Unterlagen, die Sie am seltensten brauchen, platzieren Sie am weitesten Weg von Ihrem Arbeitsplatz. So sparen Sie Zeit im täglichen Workflow.

 

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Eine Büroservice-Agentur kann Ihnen bei der perfekten Ablage für Sie behilflich sein. Sei es nur also einzurichten oder aber auch gleich sich um die ganze Ablage eigenständig zu kümmern. Ganz wie Sie wollen und was Sie brauchen.

„Wir verschaffen Ihnen den Überblick über Ihre Unterlagen.“

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